Selon le contrat, le salarié est tenu d’informer l’employeur de son absence et d’en indiquer le motif. Si ce n’est pas le cas, l’employeur peut adresser à l’employé un avertissement formel, puis prendre une mesure disciplinaire pour absences injustifiée.

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L’un de vos employés est absent du travail pendant plusieurs jours consécutifs sans raison valable ? Comment faire face à ce problème ?

Contrôle des justificatifs d’absence

L’une des obligations contractuelles de l’employé est d’informer l’employeur de son absence et de fournir les preuves appropriées (par exemple, un certificat de maladie, un certificat de décès, un certificat médical pour un enfant).

La convention collective ou le règlement intérieur de l’entreprise peuvent fixer un délai maximal dans lequel le salarié doit informer l’employeur de son absence. Sinon, un délai maximum de 48 heures s’applique généralement.

Avant la mise en place des sanctions pour absence ou arrêt de travail injustifié, l’employeur doit s’assurer que l’employé n’a pas reçu un avis d’absence préalable ou une autre preuve d’absence ou d’arrêt de travail et que l’employé n’est pas en congé. 

Par exemple, le fait de ne pas informer l’employeur d’un congé parental prolongé constitue une infraction grave pour un employé absent.

En revanche, si un employé est en congé de maladie le même jour parce qu’il est absent du travail, cela constituerait un motif de licenciement. Cass.soc., 22/03/2017, n° 15-20.980. 

Avis au salarié indiquant le motif de l’absence.

En l’absence de motif valable, l’employeur doit envoyer au salarié un avis d’absence par lettre recommandée avec accusé de réception.

Si l’employé ne se présente pas après réception de la lettre et ne fournit aucune explication à ces faits, il est recommandé d’envoyer un nouvel avis avant que l’absence ne soit approuvée. Toutefois, cela n’exclut pas la mise en place d’une saction disciplinaire après l’avis.

Ouverture d’une procédure disciplinaire

Si un employé ne se présente pas au travail après avoir été invité à le faire à deux reprises et ne donne pas d’explication à son absence, l’employeur peut lui adresser un avertissement pour absence injustifiée constituant une faute grave, une sanction disciplinaire ou un licenciement pour faute (auquel cas une procédure de licenciement doit être engagée) ou la résiliation d’un contrat à durée déterminée pour faute grave ou d’autres faits. Des sanctions peuvent être imposées à un employé.

Par sanction, on entend toute mesure, autre qu’un avertissement verbal, prise par un employeur à la suite de la conduite d’un employé que l’employeur considère comme coupable, indépendamment du fait que cette mesure affecte directement la participation, la position, la carrière ou la rémunération de l’employé dans l’entreprise. 

Convoquer le salarié à une première audition.

L’employeur doit d’abord convoquer le salarié à un entretien avant d’imposer une sanction. Trois jours ouvrables (ou cinq jours ouvrables en cas de procédure de licenciement) doivent s’écouler entre la réception de la convocation et l’entretien.

L’entretien peut être accompagné d’un représentant de l’entreprise de votre choix.

Au cours de cet entretien, l’employeur explique les raisons des sanctions prévues et demande au salarié de s’expliquer.

Si la sanction est un avertissement, il n’y a pas d’obligation légale de tenir une audience préliminaire. Toutefois, certaines conventions collectives prévoient une audition préalable même en cas d’avertissement.

Remarque : Si le salarié ne se présente pas à la première audience, rien n’empêche la poursuite de la procédure disciplinaire.

Notification des sanction

Deux jours ouvrables doivent s’écouler entre l’audition et la signification du PV.

La notification doit être motivée et envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception.

Un employé qui s’absente du travail peut-il être considéré comme ayant démissionné ?

Non, ce n’est pas possible. Même les absences prolongées sans raison valable ne peuvent être considérées comme une démission volontaire. Le seul moyen de mettre fin au contrat de travail est le licenciement pour faute grave.